Microsoft 365 和 Google Workspace 都强制执行预定义的保留规则，这些规则灵活性很差。对于受 HIPAA 或 GDPR 等行业法规约束的企业来说，这些严格的政策可能会使合规工作复杂化，难以确保正确的数据保留，同时也难以管理安全删除。
管理非活跃用户数据的挑战
非活动用户数据带来了重大的 按行业划分的特定数据库 安全、合规和运营挑战，尤其是在员工离开组织时。这就是为什么依赖 Microsoft 365 和 Google Workspace 进行非活动用户数据管理存在问题的原因。
- 安全风险：不受监控的非活动账户很容易成为网络攻击的目标，因为它们通常具有过时的凭证或缺乏多因素身份验证 (MFA)。
- 数据完整性问题：随着时间的推移，非活动用户数据可能会变得陈旧或不准确，从而导致错误的决策和不可靠的见解。
- 合规性问题：GDPR 和 HIPAA 等监管框架对数据存储和删除实施了严格的规定。对非活动用户数据的管理不善可能会使企业面临合规违规的风险。
- 识别不活跃的用户：确定用户何时真正不活跃是复杂的，因为不同的角色和部门有不同的使用模式。
- 保留策略挑战：决定保留非活动用户数据多长时间需要在存储成本、合规要求和安全风险之间取得平衡。
- 运营开销：IT 团队必须不断审核、清理和管理非活动用户数据，从而增加管理工作量。
如果没有像 Backupify 这样的专用备份和归档解决方案，企业将被迫在以高成本保留不活动帐户或删除它们并冒着永久性数据丢失的风险之间做出选择。
可访问性和可用性挑战
在 Microsoft 365 和 Google Workspace 中使用原 我们已经调整了列表评分算法 生选项检索和管理存档数据远非无缝。组织经常会遇到检索速度慢、搜索功能有限和严格的管理控制，导致在最需要时难以访问关键业务信息。
数据检索复杂且低效
原生 SaaS 归档最大的问题之一是难以找到和恢复特定数据。与 Backupify 等提供直观搜索和即时恢复功能的专用备份解决方案不同，原生归档选项存在一些限制。
- 有限的搜索和恢复功能：本地档案缺乏细粒度的搜索功能，因此查找特定的电子邮件、消息或文件（尤其是在大型数据集中）非常耗时。
- 繁琐的数据检索过程：从 Google Vault 或 Microsoft Purview 导出数据可能很慢且很复杂，涉及冗长的数据提取、潜在的兼容性问题以及对原始文件的访问受限。
- 缺乏细粒度控制：组织通常需要恢复单个电子邮件、文件或聊天消息，而不是整个帐户，但本机工具在细粒度恢复方面提供的灵活性极小。
- 检索速度慢：检索大量存档数据 广告库 可能需要数小时甚至数天的时间，从而延迟调查、合规审计或业务运营。
- 数据损坏的风险：从 SaaS 提供商导出存档数据时，组织面临文件格式问题或数据损坏的风险，这可能导致记录不完整或无法读取。
如果没有快速、可靠的检索机制，依赖本地存档的企业可能难以在审计、法律调查或安全事件期间恢复关键数据。